WEG-Verwalter wechseln: Beschluss und Übergabe

In einer WEG wird jede wesentliche Entscheidung zur Verwaltung durch Beschluss der Eigentümerversammlung getroffen. Für einen Wechsel sind in der Regel mehrere Beschlüsse relevant: die Abberufung des amtierenden Verwalters, gegebenenfalls die Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund sowie die Bestellung eines neuen Verwalters.

Diese Beschlüsse können in derselben Versammlung gefasst werden, wenn bereits ein Angebot für eine neue Verwaltung vorliegt, oder nacheinander, wenn die Suche erst im Anschluss beginnt.

Nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG kann die Bestellung des Verwalters jederzeit durch Mehrheitsbeschluss widerrufen werden. Ein besonderer Grund ist dafür nicht erforderlich, wohl aber eine ordnungsgemäße Ankündigung des Tagesordnungspunkts in der Einladung zur Versammlung.

Der Beschluss über die Abberufung sollte klar formuliert und protokolliert werden, insbesondere wenn im Anschluss unmittelbar ein neuer Verwalter bestellt werden soll.

Die Bestellung eines neuen Verwalters erfolgt ebenfalls durch Mehrheitsbeschluss nach § 26 Abs. 1 WEG. Die Bestelldauer ist gesetzlich auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre.

Wohnungseigentümer haben nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Dies sollte bei der Auswahl und beim Vergleich der Angebote berücksichtigt werden.

Mit der Abberufung endet nicht automatisch der Verwaltervertrag der bisherigen Verwaltung. Nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG endet dieser spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern kein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung vorliegt.

Für den neuen Verwalter wird parallel zur Bestellung ein neuer Verwaltervertrag abgeschlossen, in dem Vergütung, Leistungsumfang und Laufzeit festgelegt werden.

Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen ist ein praktisch entscheidender Schritt. Dazu gehören die Beschluss-Sammlung, Protokolle, Verträge mit Dienstleistern, technische Unterlagen sowie die Übertragung der Konten der Gemeinschaft.

Der Verwaltungsbeirat kann diesen Prozess begleiten und als Ansprechpartner für beide Verwaltungen fungieren, um Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Übergabe sicherzustellen.

Häufige Probleme entstehen, wenn Beschlüsse nicht ordnungsgemäß angekündigt wurden oder die Übergabe der Unterlagen verzögert erfolgt. Auch eine unklare Regelung der Übergangszeit zwischen altem und neuem Verwalter kann zu Reibungsverlusten führen.

Eine sorgfältige Vorbereitung der Tagesordnungspunkte und eine schriftliche Übergabeliste helfen, diese Stolpersteine zu vermeiden.