Aufgaben einer Hausverwaltung im Überblick

Die Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters sind in § 27 WEG geregelt. Dazu zählen unter anderem die Durchführung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung im Rahmen laufender Instandhaltung sowie die Vertretung der Gemeinschaft gegenüber Dritten in bestimmten Angelegenheiten.

Diese gesetzlichen Aufgaben gelten unabhängig davon, was im konkreten Verwaltervertrag im Detail vereinbart wurde. Der Vertrag kann den Leistungsumfang konkretisieren, aber die gesetzlichen Mindestpflichten nicht unterschreiten.

Zu den kaufmännischen Aufgaben zählen die Erstellung des Wirtschaftsplans, die Erstellung der Jahresabrechnung, die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage sowie die laufende Buchhaltung. Diese Aufgaben bilden das finanzielle Rückgrat der Verwaltung.

Technische Aufgaben umfassen die Organisation von Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums. Dazu gehört auch die Koordination von Handwerkern, die Einholung von Angeboten für Reparaturen und die Begleitung größerer Baumaßnahmen.

Bei größeren technischen Maßnahmen bereitet die Verwaltung in der Regel die Beschlussfassung vor, etwa durch Einholung von Vergleichsangeboten und die Aufbereitung technischer Gutachten, damit die Eigentümerversammlung sachgerecht entscheiden kann.

Der Verwalter bereitet die Eigentümerversammlung vor, lädt form- und fristgerecht ein und führt Beschlüsse aus. Er ist zudem für die Umsetzung der Hausordnung und die Kommunikation mit einzelnen Eigentümern zuständig.

In bestimmten Angelegenheiten vertritt der Verwalter die Gemeinschaft nach außen, etwa gegenüber Versorgern, Versicherungen oder in gerichtlichen Verfahren, soweit ihm entsprechende Befugnisse per Gesetz oder Beschluss zustehen.

Der Verwalter handelt nicht nach freiem Ermessen, sondern innerhalb der gesetzlichen Vorgaben und der von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse. Maßnahmen, die über die laufende Verwaltung hinausgehen, bedürfen grundsätzlich eines Beschlusses der Eigentümergemeinschaft.

Diese Begrenzung schützt die Gemeinschaft davor, dass wesentliche Entscheidungen ohne ihre Mitwirkung getroffen werden. Gleichzeitig ermöglicht sie dem Verwalter, alltägliche Aufgaben eigenständig zu erledigen, ohne für jede Kleinigkeit einen Beschluss einholen zu müssen.

Bei einer reinen Mietverwaltung eines Sondereigentums oder eines vermieteten Hauses liegt der Schwerpunkt anders: Hier stehen Mieterkommunikation, Mietvertragsverwaltung, Nebenkostenabrechnung gegenüber Mietern und die Objektbetreuung im vermieteten Bestand im Vordergrund. Die gesetzlichen WEG-Aufgaben aus § 27 WEG gelten hier nicht, da sie sich auf die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beziehen.

In der Praxis übernehmen manche Verwaltungen beide Aufgabenbereiche parallel, etwa wenn ein Eigentümer sowohl Mitglied einer WEG ist als auch seine Einheit vermietet.