Hausverwaltung wechseln: Ablauf Schritt für Schritt

Ein Wechsel der Hausverwaltung wird oft durch mangelnde Erreichbarkeit, unklare Abrechnungen oder wiederholte Kommunikationsprobleme ausgelöst. Auch das Auslaufen der Bestellungsdauer kann ein Anlass sein, das Verhältnis grundsätzlich zu überdenken und den Markt neu zu sondieren.

Unabhängig vom konkreten Anlass sollte der Wechsel gut vorbereitet werden, damit die laufende Verwaltung der Gemeinschaft nicht ins Stocken gerät.

Nach § 26 Abs. 3 WEG kann die Bestellung eines Verwalters jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung widerrufen werden, auch ohne besonderen Grund. Für den Beschluss genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Der Abberufungsbeschluss sollte als eigener Tagesordnungspunkt behandelt und im Protokoll dokumentiert werden. Häufig wird gleichzeitig über die Bestellung einer neuen Verwaltung abgestimmt, sofern bereits ein Angebot vorliegt.

Die Abberufung als Organ der WEG ist rechtlich von der Beendigung des Verwaltervertrags zu unterscheiden. Der Vertrag endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern nicht ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung vorliegt oder eine kürzere Frist vereinbart wurde.

Diese Übergangsfrist soll sicherstellen, dass die Verwaltung der Gemeinschaft nicht ohne Ansprechpartner dasteht, während eine neue Hausverwaltung gesucht oder eingearbeitet wird.

Parallel zur Abberufung oder direkt im Anschluss sollte die Suche nach einer neuen Hausverwaltung beginnen. Die Vorgehensweise dazu, von der Bedarfsermittlung bis zum Vergleich der Angebote, ist in den Ratgebern zum Finden und Vergleichen von Hausverwaltungen beschrieben.

Die Bestellung der neuen Verwaltung erfolgt ebenfalls durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, üblicherweise verbunden mit dem Abschluss eines neuen Verwaltervertrags.

Ein zentraler Schritt beim Wechsel ist die vollständige Übergabe der Verwaltungsunterlagen: Beschluss-Sammlung, Protokolle, Verträge, technische Unterlagen sowie die Kontoführung für Instandhaltungsrücklage und laufendes Girokonto.

Die scheidende Verwaltung ist verpflichtet, die Unterlagen der Gemeinschaft beziehungsweise der neuen Verwaltung herauszugeben. In der Praxis empfiehlt sich eine schriftliche Übergabeliste, um Vollständigkeit und Zeitpunkt der Übergabe zu dokumentieren.

In der Zeit zwischen Abberufung und tatsächlichem Beginn der neuen Verwaltung sollte klar geregelt sein, wer für dringende Angelegenheiten ansprechbar ist. Ein direkter Übergang ohne Lücke ist anzustreben, ist in der Praxis aber nicht immer möglich.

Ein enger Austausch zwischen altem und neuem Verwalter sowie dem Verwaltungsbeirat erleichtert den Übergang erheblich.