Hausverwaltung finden: Vorgehen für Eigentümer und WEGs
Die Suche nach einer passenden Hausverwaltung betrifft einzelne Eigentümer ebenso wie ganze Wohnungseigentümergemeinschaften. Wer strukturiert vorgeht, verschafft sich einen besseren Überblick über Leistungsangebote und Arbeitsweisen. Dieser Ratgeber zeigt die einzelnen Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung durch Beschluss.
Von VerwalterHeld Redaktion · Aktualisiert am 9.9.2026
Das Wichtigste in Kürze
Vor der Suche sollten Eigentümer den tatsächlichen Bedarf und Umfang der Verwaltung klären.
Für WEGs erfolgt die Bestellung eines Verwalters durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung.
Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG haben Wohnungseigentümer Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter.
Referenzen, Erreichbarkeit und der Umgang mit der Jahresabrechnung sind wichtige Auswahlkriterien.
Bedarf und Umfang der Verwaltung klären
Bevor eine Hausverwaltung gesucht wird, lohnt sich ein Blick auf die tatsächlichen Aufgaben, die abgedeckt werden sollen. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft benötigt in der Regel eine WEG-Verwaltung, die Beschlüsse vorbereitet, die Instandhaltung koordiniert und die Jahresabrechnung erstellt. Einzelne vermietende Eigentümer suchen dagegen häufig eine Mietverwaltung, die sich um Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung und Instandhaltung des Sondereigentums kümmert.
Beide Verwaltungsarten unterscheiden sich in Aufgaben, Vertragsgestaltung und rechtlichen Grundlagen. Wer den Umfang vorab klar benennt, kann Angebote später leichter vergleichen und vermeidet Missverständnisse über den Leistungsumfang.
Objektgröße und Anzahl der Einheiten festhalten
Besonderheiten wie Aufzug, Tiefgarage oder größere Instandhaltungsprojekte notieren
Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis oder von anderen Eigentümergemeinschaften sind ein häufiger Ausgangspunkt. Ergänzend bieten Verzeichnisse und Branchenportale einen Überblick über Anbieter in der eigenen Region.
Auch der direkte Kontakt zu mehreren Verwaltungen vor Ort kann hilfreich sein, etwa um die Erreichbarkeit und den ersten Eindruck der Ansprechpartner zu prüfen. Für WEGs empfiehlt es sich, mehrere Angebote parallel einzuholen, bevor die Eigentümerversammlung über eine Bestellung entscheidet.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Neben dem Leistungsumfang spielen organisatorische Aspekte eine wichtige Rolle: Wie erreichbar ist die Verwaltung im Alltag und im Notfall? Wie transparent werden Rücklagen und Abrechnungen dargestellt? Wird digitale Kommunikation angeboten, etwa über ein Eigentümerportal?
Für WEGs ist zusätzlich relevant, ob der Verwalter über die Qualifikation als zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG verfügt. Auch wenn ein solcher Nachweis gesetzlich nicht für jede Bestellung zwingend vorgeschrieben ist, haben Wohnungseigentümer nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG grundsätzlich einen Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird.
Referenzen und bestehende Objekte prüfen
Ein Gespräch mit bestehenden Kunden der Verwaltung, etwa dem Beirat einer anderen WEG, kann Aufschluss über die tatsächliche Arbeitsweise geben. Dabei lohnt sich die Frage nach Reaktionszeiten, dem Umgang mit Beschwerden und der Qualität der Jahresabrechnungen.
Angebote einholen und vergleichen
Sinnvoll ist es, mehrere schriftliche Angebote einzuholen, die Leistungsumfang, Vergütung und Vertragslaufzeit klar benennen. So lassen sich Angebote strukturiert gegenüberstellen, statt sich allein auf den persönlichen Eindruck zu verlassen.
Ein ausführlicher Vergleich der Angebotsinhalte wird im separaten Ratgeber zum Thema Hausverwaltung vergleichen beschrieben.
Bestellung durch die Eigentümerversammlung
In einer WEG wird die Hausverwaltung nicht von Einzelpersonen beauftragt, sondern durch Beschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Nach § 26 WEG genügt hierfür die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Bestellung darf höchstens für fünf Jahre erfolgen, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens für drei Jahre.
Parallel zur Bestellung wird üblicherweise der Verwaltervertrag abgeschlossen oder verlängert, der die Vergütung und die Detailregelungen zur Zusammenarbeit enthält.
Checkliste vor der Entscheidung
Vor der endgültigen Entscheidung sollten Eigentümer beziehungsweise die Eigentümerversammlung die eingeholten Angebote noch einmal gegen die eigenen Anforderungen prüfen.
Leistungsumfang schriftlich und vollständig?
Vergütung nachvollziehbar und vergleichbar aufgeschlüsselt?
Erreichbarkeit und Kommunikationswege geklärt?
Bei WEGs: Zertifizierung des Verwalters berücksichtigt?
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Suche nach einer Hausverwaltung?
Das hängt vom Aufwand bei der Angebotseinholung ab. Wer mehrere Anbieter anfragt, Referenzen prüft und bei einer WEG einen Beschluss vorbereitet, sollte mehrere Wochen bis wenige Monate einplanen.
Kann ein einzelner Eigentümer die Hausverwaltung einer WEG bestimmen?
Nein. Über die Bestellung entscheidet die Eigentümerversammlung durch Mehrheitsbeschluss. Einzelne Eigentümer können Angebote vorschlagen, die Entscheidung liegt aber bei der Gemeinschaft.
Ist eine Zertifizierung des Verwalters vorgeschrieben?
Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG haben Wohnungseigentümer unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Details dazu erläutert der Ratgeber zum zertifizierten Verwalter.
Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung?
Die WEG-Verwaltung betreut die Gemeinschaft der Eigentümer und das gemeinschaftliche Eigentum, die Mietverwaltung kümmert sich um vermietete Einheiten einzelner Eigentümer, etwa Mieterkommunikation und Nebenkostenabrechnung.
Wie lange darf ein Verwalter bestellt werden?
Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Aufteilung in Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre. Eine erneute Bestellung ist danach durch Beschluss möglich.
