Hausverwaltung vergleichen: Angebote richtig bewerten

Ein Vergleich ist nur dann aussagekräftig, wenn alle angefragten Anbieter dieselben Leistungen kalkulieren. Deshalb empfiehlt es sich, vor der Anfrage eine Leistungsbeschreibung zu erstellen, die den Objektumfang, gewünschte Zusatzleistungen und Besonderheiten wie Tiefgaragen oder Aufzugsanlagen enthält.

Fehlt eine solche einheitliche Grundlage, sind Angebote oft nur schwer vergleichbar, weil einzelne Leistungen unterschiedlich definiert oder gar nicht enthalten sind.

Bei WEG-Verwaltungen gehört die Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung ebenso dazu wie die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans. Es lohnt sich, konkret nachzufragen, welche dieser Leistungen im Grundangebot enthalten sind und welche gesondert berechnet werden.

Bei der Mietverwaltung stehen dagegen Aufgaben wie Mieterauswahl, Nebenkostenabrechnung und die Organisation von Reparaturen im Vordergrund. Auch hier sollte klar definiert sein, welche Tätigkeiten im Leistungsumfang enthalten sind.

Neben dem Leistungsumfang lohnt sich ein Blick auf die Vertragslaufzeit und die Kündigungsfristen des Verwaltervertrags. Diese Regelungen sind unabhängig von der WEG-rechtlichen Bestellung des Verwalters durch Beschluss und sollten im Vertrag klar formuliert sein.

Ausführliche Hinweise zu typischen Vertragsklauseln enthält der Ratgeber zum Verwaltervertrag.

Ein wichtiges, oft unterschätztes Kriterium ist die Art der Kommunikation. Bietet die Verwaltung ein digitales Eigentümerportal an, in dem Abrechnungen und Protokolle einsehbar sind? Wie schnell werden Anfragen üblicherweise beantwortet?

Auch die Transparenz bei der Verwaltung von Rücklagen und Instandhaltungsrücklagen gehört zu den Aspekten, die im persönlichen Gespräch erfragt werden sollten, da sie sich aus schriftlichen Angeboten selten vollständig ablesen lassen.

Ein Gespräch mit dem Verwaltungsbeirat einer bereits betreuten WEG kann wertvolle Hinweise liefern, etwa zur Zuverlässigkeit bei Terminen oder zum Umgang mit Konflikten innerhalb der Gemeinschaft.

Solche Erfahrungswerte lassen sich nicht standardisiert vergleichen, sollten aber als zusätzlicher Baustein neben den schriftlichen Angeboten einfließen.

Nach dem Vergleich sollte die Entscheidung dokumentiert und, bei einer WEG, in der Eigentümerversammlung zur Abstimmung gestellt werden. Für die Bestellung genügt nach § 26 WEG die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Wird die bisherige Verwaltung gewechselt, sind zusätzlich die Regelungen zur Abberufung und zum Ende des bestehenden Verwaltervertrags zu beachten, die im Ratgeber zum Wechsel der Hausverwaltung erläutert werden.